BAŞARILI YÖNETİCİLİĞİN ŞARTLARI

Arkadaşları ve elemanları arasında adaletli olmak; herkese eşit olmak manasına değildir. Çünkü insanlar arasında mutlaka farklılıklar bulunabilir. Ayrı özelliklere sahip personel arasında verim ve kariyer farkı dikkate alınmadan yapılan subjektif değerlendirmelerde mutlaka birinin kayırılması, diğerinin kaydırılması gerekcektir. Adalet ve işi ehline vermek prensiplerine uyulmayan işletmelerde de çalışmak adeta işkencedir ve istenilen verim elde edilemez. Gelin, yöneticilerin uyması gereken diğer kurallara bir göz atalım…

1- Erişilebilir hedefler konulmalıdır

Yöneticilikte başarılı olmanın temel şartlarından olan; amaçların belirlenmesi ve hedeflerin tespit edilmesi, personelin enerjisini aktif olarak yönlendirmede yararlıdır.

Belirlenen hedeflere ulaşabilmek için her şeyden önce gerçekçi bir plan çalışmasına ihtiyaç vardır. Belirsiz hedefler amaca ulaştırmayacağından hedefler belirgin olmalıdır.

Genel olarak ekibin ve personelin önüne, ciddiyet ve gayret gerektiren ancak "erişilebilir" hedefler konmalıdır. Bir bilim adamına göre yobazlık: amacımızı belirledikten sonra onu bir plan ve prosedüre bağlamayıp, iki misli sonra dört misli daha sonra sekiz misli enerji harcamaktır.

2- Mütevazı olunmalıdır

İşletmelerde sağlam özlü ve hoş sözlü kimseler; karşısındakilere saygı gösteren ve fikirlerine değer veren yöneticiler herkes tarafından sevilmektedir. Özellikle lider ve rehber pozisyonunda bulunanların, sorumlu oldukları ekibe karşı sevgi ve itina ile, alçakgönüllülükle yaklaşması onların çalışmalarını olumlu etkileyecektir. Yönetici mütevazı, çok iyi bildiği konularda bile iddiasız, karşısındaki insanın belki daha iyi bir görüş öne sürebileceği kanaatiyle hareket etmelidir. "Her şeyi yalnız ben bilirim, ben beceririm" düşüncesi hoşa gitmeyen ve ekip çalışmasını engelleyen bir sonuç verecektir. Çalıştırdığı insanlara sert davranan ve işyerini yaşanılmaz bir havaya sokan yönetici herkesin nefretini kazanacaktır.

3- Asla yorulmamalı ve yılmamalıdır

Yılmadan, düzenli bir şekilde her gün belirlenen gayeye yönelik çalışmalıdır. Japonların başarısının sırrı ciddi ve sistemli çalışmakta yatmaktadır. Pıcasso'da "Çalıştığımda rahatlıyor ve dinleniyorum, beni esas yoran hiçbir şey yapmamak yada gelen anlayışsız misafirleri ağırlamak oluyor" demektedir. Günümüz insanları sadece %20 verimli çalışmaktadır. Oysa insan %20 gibi verimle çalışmak üzere yaratılmamıştır. Bu verim düşüklüğünün bir kısmı insanın kendi gelişimi ile ilgili iken, önemli bir nedeni de çalıştıkları ortamla alakalıdır.

4- Cesaret ve feraset birlikte olmalıdır

İnsanların bilmediği şeylerden birisi de, cesaretin öğrenilebilir olduğu gerçeğidir. Örnek olarak pilotlar uçtukça korkularının gittiğini görmelidir. İnsanların çoğu hedeflerine ulaşmada başarısız olmaktadır. Çünkü önlerindeki işlerden korkmakta ve onları aşabileceklerine inanmamaktadırlar. Her şey hesaplanmalı gerçekler araştırılmalı ve başarı şansı varsa cesaretli olup risk göze alınmalıdır.

Karşılıklı anlaşma yapın

Birlikte yola çıktığınız ekibin ve işletmemize aldığımız personelin dosyasına, işe alma döneminde karşılıklı olarak anlaşılan görev ve sorumlulukları gösteren bir sözleşmeyi de koymak gerekir. Bu durumda her iki tarafta yetki ve sorumluluklarını bilecek, hizmetin ve işletmelerin amaçlarını gerçekleştirmesinde daha etkin katılım söz konusu olacaktır.

5- Elemanlar arası sorunlarda taraflar dinlenmeli ve örgüt dikkate alınmalıdır

İşletmelerde elemanlar arasındaki görüş ayrılığının bir yere kadar faydası vardır. Bu durum zeki insanların var olduğunu gösterir. Bu fikir ayrılığı tartışmalara neden olduğu zaman yöneticiler olaya müdahale etmelidir ve bütün tartışmalar yüz yüze olmalıdır. Ancak bu tartışmalar hizmete zarar vermeden yapılmalıdır.

Ceza motive etmez

Cezalandırma, en çok başvurulan ve uygulaması en kolay olan olumsuz bir tavırdır. Ceza tehdidi, bazı insanları korkutabilir ama kimseyi motive etmez. Yönetici, ekibini sevk etmek için olumlu motivasyon yöntemlerini kullanmaya dikkat etmeli son çare olarak ve mutlaka gerekiyorsa cezalandırmaya başvurmalıdır.

6- Değişim ve dönüşüme açık davranmalıdır

Yönetim süreçlerinde ve üretim kademelerinde devamlı değişiklikler yaşanmaktadır.  Bunlara ayak uydurmalı, teknolojik ve psikolojik değişim ve gelişimler yapılmalıdır.

Eğitim ve geliştirme

İnsan yaptığı işi her ne olursa olsun öğrenmeyi sürdürürse kendisini geliştirebilir. Hizmetler ve işletmeler için de bu geçerlidir. Bir işte ustalaştığına inanç getirildiği, konuyla ilgili her şeyin öğrenildiği sanılıp mücadele bırakıldığı takdirde, rakipler sizin önünüze geçeceklerdir. İşletmelerde personellere kongreye veya seminerlere katılma fırsatı verilmelidir. Ekip ve elemanları en az bir konuda uzmanlaşmaya yönlendirmelidir. Herkesi mutlaka bir eğitim programından geçirmelidir. Eğitim başkalarının deneyimlerinden bir şeyler öğrenmenin yolu olarak söylenebilir.

Araştırın ve geliştirin

Araştırma ve geliştirme, yeni bilgiler elde etmek ya da mevcut bilgileri ortaya çıkarmak amacıyla yapılan ve bilginin sistematik olarak toplanmasını, analizini ve yorumunu gerektiren bir çalışmadır. Araştırma ve geliştirmede işletmenin izleyeceği strateji devamlı yenilik yaparak büyümeyi sağlamak olmalıdır.

7- Başarılar mutlaka değerlendirilmeli ve karşılıksız bırakılmamalıdır

Bir hareketin veya işletmenin başarısının devamı, üyelerinin başarılarına bağlıdır. Personelin her yaptığı çalışma, başarılı veya başarısız olarak sonuca yansıyacaktır. Elemanların işiyle ilgili davranışlarının gözden geçirilmesi ve disiplinize edilmesi şarttır.

8- Herkes kendi işini yapmalıdır

Yönetici bütün çalışanların görev yetki ve sorumluluklarını tam ve kesin olarak belirlemeli ve yazılı olarak kendilerine bildirmelidir. Her işin bir sorumlusu herkesin bir sorumluluğu olmalıdır. Bütün yetki ve sorumlulukların tepe yöneticilere bırakılması büyük bir sorumsuzluktur. Herkes kendi işine sahip çıkmalı, yetki ve sorumlulukları olmalıdır.  Başkalarının işine yardımcı olmak, ancak ilgili kişinin talep etmesi halinde yapılmalıdır.

9- Eleştirilere değer verilmeli ve dikkate alınmalıdır

Kişinin kendini bir eleştiriyle doğruya yönlendiren insanlar nezaketle ve anlayışla karşılaması, olgunluğunun belirtisidir.

Bizim kolay kolay elde edemeyeceğimiz bir bilgi veya hiç düşünmediğimiz bir pratik beceri bu eleştiriler vasıtasıyla ortaya çıkabilir

10- Etkin ve saygın olunmalıdır

Etkinlik, kalıtsal değil; öğrenilebilen bir özelliktir. Doğru şeyler yapma ve saygınlık kazanma işidir. Yöneticinin etkin olması, kaliteli kadro kurması ise; plan ve proje kadar, imkân, zaman ve elemanlarını nerede ve nasıl harcadığıyla ilgilidir. Yöneticinin bilinen en büyük başarısızlığı ise bir konumun gereksinimlerine göre kendini değiştirmemesidir.

11- Başarılı yöneticiler şu kurallara uygun davranır

1. O zamanını neye harcadığını bilir.

2. Çabasını çalışmaktan çok sonuç almaya yöneltir.

3. Sahip olduğu yetki ve yeteneklere uygun hareket etmektedir.

4. Daha yüksek başarının olağan üstü sonuçlar vereceği birkaç büyük alan üzerinde yoğunlaşır.

5. Etkili ve sonuç verici kararlar alır ve kendisine güvenir.

6.  Eyleme geçer ve iş bitirir.

Eylem; sonuçları hazırlayandır.

Bilgi; iyi kullanıldığında potansiyel güç kaynağıdır. Güç; (kelime anlamı) eylem yeteneği olmaktadır. Kendini özerk hissedenler, başarıyı yakalamaktadır.

İnsanların çok azının düşledikleri hayatı yaşaya bilmemelerinin sebebi; çaba ve eylem noksanlığıdır.

Başarı, eylemin sonucu ortaya çıkmaktadır.

7.  Denetim ve kontrol sahibidir.

Denetim faaliyetlerinin en önemli amacı; işletme amaçlarının gerçekleştirilmesinde rasyonellik sağlamaktır. Denetim; işletmelerin faaliyet sonuçlarını amaçlar, politikaları planlar ve stratejilerle karşılaştırılarak kabul edilebilir sınırlar içinde tutulması olarak tanımlanabilir. Denetim sürekli bir baskı altına getirilmemelidir. Bu hem ekibin hem sizin moralinizi ve sağlığını bozabilecektir. Denetim ceza vermek için bir araç haline getirilmemelidir.

8. Dürüstlük ve şeffaflık onun vazgeçilmez prensibidir.

Yöneticiler sözleri ve davranışlarında dürüst oldukları süre personelin sevgi, saygı ve güvenini kazanır. Çağdaş yönetim şeffaf olmalıdır. Daima açık samimi davranışlar huzurlu bir ortamın belirleyicileri olmaktadır.

Güveninizi geliştirme yolları

Kendinize ne kadar güveniyorsunuz? Bizi yaratan Rabbimiz, kaldırabileceğimiz yükleri bize vermiştir. Ve bu yükleri kaldırabilecek kapasiteyi de doğal olarak… O halde mevcut kapasitemizi fark etmeliyiz öncelikle. Haydi Bismillah…

"Bu iş yapılıp bitecek inşallah!" diye başlayın!

Sonucun imkan dahilinde olduğundan emin olun. Belki de bir başkası bu hedefe ulaştı ya da benzeri bir başarı elde etti. Farklı bir şık olarak, bu işin yapılabileceği konusunda içiniz rahat olsun.

İnancınızı sınırlandırmayın!

Sonucun Allah'ın izniyle ve sizin sayenizde mümkün olduğuna inanmalıdır. Hedeflere ulaşma kabiliyetimiz konusunda genellikle sınırlayıcı inançlarımız vardır. Sizi sınırlayan yanlış saplantılarınızı kontrol etmek ve bunlar için önlem almak lazımdır. Hedefin yalnızca mümkün olduğunu değil, Rabbinizin inayetiyle ve sizin gayretinizle mümkün olduğuna inanmalıdır.

Gerçekten arzulayın!

 Sonuca ulaşmayı gerçekten isteyin. Bir hedefe ulaşmayı ne kadar çok istersek, ona ulaşmak için üzerinden atlayacağımız engeller de o kadar büyük olur ve sonuçta, kendimize olan inancımız da o ölçüde artar. Gerçekten istediğiniz bir hedefi seçin ve hedefinize ulaştığınız takdirde elde edeceğiniz temel değerleri anlamaya çalışın.

Hak ettiğinize inanın!

Sonucu hak ettiğinize inanın. Pek çok insan, içten içe, başarıyı hak etmediğine inanır. Harekete geçmeye çalıştıklarında, bu inanç onları kısıtlar; motivasyonlarını kaybederler ve başarısız olurlar. Unutmayın, hedefinize doğru tutarlı bir biçimde çalışırsanız, elde ettiğiniz tüm başarıları hak edersiniz.

Çelişkilerden sakının ve uzaklaşın!

Hedefinize ulaşmak, sahip olduğunuz diğer inanç ya da değerler ile çelişmemelidir. Bir girişimci, bir yandan milyonlar kazanmak isterken, diğer yandan çok parası olan insanların açgözlü olduklarına inanabilir. Hedefiniz, diğer inanç ve değerleriniz ile örtüşmüyorsa, bilinçaltınız, bu hedefe ulaşıp ulaşmamanız konusunda şüphe duymanıza yol açarak sizi engelleyebilir. Herhangi bir çelişen inancı ve değeri anlamak ve uzlaştırmak, bütün varlığınızın desteğini alarak hedefe doğru ilerlemenizi sağlar.

Mutlaka plan yapın

Araştırmaya ve plan yapmaya zaman ayırmak, hedefinize nasıl ulaşacağınızı açıkça görmenizi sağlar. Plan ne kadar iyiyse, hedefin ulaşılabilirliği konusunda kendinize olan güveniniz de o kadar artar.

Küçük adımlarla büyük atılımlara hazırlanın!

Plandaki her adımı atabileceğinize inanın. Nihai hedefler genellikle öyle büyük ve uzak görünür ki bunaltıcı bir hal alır. Hedefinize ulaşmak, en basit anlatımla başarılabilir küçük adımlar atmak demektir. Planınızdaki her adımın üstesinden gelebileceğinize emin olmak, nihai hedefinizi de başarabileceğiniz anlamına gelir.

Planınızdan ve amacınızdan caymayın!

Planın adımlarını gerçekleştirebileceğinize inanın. Gerçekleştirebileceğiniz bir planınızın olması, bunu yapacağınız anlamına gelmez. Genellikle bu planın uyması gereken başka taahhütlerimiz ve sınırlamalarımız olur. Bu nedenle, planınızdaki adımları atmaktan sizi alıkoyabilecek engelleri düşünmeli ve bu konuda çalışmalısınız. Daha sonra, ne olursa olsun, planınızı yaşama geçirmek için çabalamalısınız.

Sonuca inanın ve başarıya odaklanın!

Hedefinize ulaşma ihtimalinizin olduğuna inanın. Hedefinize ulaşma ihtimalinin yüzde 80'in üzerinde olduğuna inanmayı amaçlamalısınız. Gözünüzde nihai hedefinize ulaştığınızı canlandırmak ve sahip olduğunuz son şüpheleri de ortadan kaldırmak, başarılı olacağınıza inanarak harekete geçmenizi sağlayacaktır.

Zamanı doğru kullanın

İnsanlar zamanın ancak yüzde 60'ına hükmedebiliyorlar, kişinin kontrolü dışındaki olaylar ise toplam zamanın yüzde 40'ını alıyor. Bu nedenle zamanın sadece hükmedilen yüzde 60'lık bölümü için zaman yönetimi uygulaması yapılabiliyor. Bu oranı yüzde 100'e çıkarmak ise mümkün olamıyor. Zamanın bu bölümünde 80/20 ilkesi önem taşıyor. Bu ilke, zamanının yüzde 20'si ile işlerin yüzde 80'ini, zamanın kalan yüzde 80'i ile de işlerin yüzde 20'sini gerçekleştirmekte olduğumuzu ifade ediyor.

Zamanı kullanma püfleri

Zamanını iyi bir şekilde yönetmek isteyen kişinin, yaşama (Ben ne olmak istiyorum? Hangi alanlar ilgimi çekiyor?…vb) ve işe (Hangi işlerden zevk alıyorum? Nasıl motive olurum…vb) ilişkin amaçlarını belirlemesi gerekir. 

Zamanın nerelere harcandığı belirlenmelidir. Bir ay süreyle her gün, her yarım saatte bir, yapılmış olan tüm işleri kaydedin. Bu sıkıcı ancak önemli etkinlik, zamanınızın nasıl harcandığı konusunda önemli ipuçları verecek ve bir sonraki aşamaya sizi hazırlayacaktır.

Kontrolünüz altındaki yüzde 60'lık zaman dilimini planlayın. Planlamayı mümkünse yıllık, aylık, haftalık ve günlük olarak, ama mutlaka yazılı olarak yapın. Böylece, kafanızdaki zaman planı unutulmaz, zihninizin meşguliyeti azaltılır, konsantrasyonunuz artar, tamamlanmayan işler unutulmaz, faaliyet arşiviniz olur.

İşlerinizi önem derecesine göre sıralayın. Bunu yaparken ABC Analizi'ne başvurun. Şöyle ki: Mevcut görevlerinizin hangi yüzde 15'i çalışma zamanınızın yüzde 65'ini dolduracak kadar önemli (A görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 20'si çalışma zamanınızın yüzde 20'sini dolduracak kadar önemli (B görevleri). Mevcut görevlerinizden hangi yüzde 15'i çalışma zamanınızın yüzde 65'ini dolduracak kadar önemli (C görevleri)

A'lar üzerinde yoğunlaşın, B'leri mümkün olduğunca devredin ve C'leri atmanın yollarını arayın.

Tek bir işe yoğunlaşın ve işi bir kerede bitirin.  On yıl, bir yıl sonra kendinizi, işinizi, evinizi, ailenizi nasıl ve hangi noktada görmek isteğinizi belirleyin.

"Bilmiyorum", "yardım istiyorum", "yanlış yaptım" diyebilin.

Zaman tasarrufu yöntemleri

Erken yatın, erken kalkın

Uyanır uyanmaz yataktan kalkma isteği oluşturmak için her gün kendinize ahenk ve manevi zevk verecek bir hayırlı hizmet tasarlayın.

Günlük giyeceklerinizi ve çantanızı akşamdan hazırlayın.

Güne olumlu başlayın, pozitif düşünmeye çalışın.

Sağlığınızı koruyun, varsa sağlık sorunlarınızı geciktirmeden çözmeye bakın.

Kendinize randevu verin, bu saatleri sadece kendinize ayırın. Rabbinizle baş başa kalın.

Kararlı olun, hızlı hareket edin, tembellikten uzaklaşın.

Hedefe ulaşmada kestirme ve alternatif yolları araştırın.

Not alma alışkanlığı kazanın.

Önünüzde önemli işler olsun, ilgisiz olanları kaldırın.

Yönetici iseniz ayrıntılarla uğraşmayın.

İdeal çalışma ortamı hazırlayın.

Yazılı kayıt tutun, mutlaka ajanda kullanın.

Yolda düşünün, zihinsel planlama yapın.

Hızlı ve etkili okumayı başarın.

Zihinsel gücünüzün verimliliğini artıracak her unsura (kitap, kurs…vs) yatırım yapın.

Bilgilerinizi güncelleyin ve devamlı araştırın.

Davetsiz misafirlerin sizi meşgul etmelerine fırsat tanımayın.

Hata yapmaya hakkınız olduğunu unutmayın, ancak geçmişte yaptığınız hataları da tekrarlamayın.

Kendinizin ve çevrenizdekilerin beden dilini doğru okumaya ve iletişim kurmaya çalışın!

Başarılı iletişimci, beden dili konusunda tam bir uzmandır. Jest ve mimikleri, konuyla öylesine ahenkle kaynaştırır ki, dinleyenlerde bir tiyatro sanatçısını izliyormuş intibaı uyandırır.

Konuşmacının, konuyla çelişen el, kol, yüz, göz ve beden hareketleri, dinleyicileri rahatsız eder. Bu iletişimin zayıflamasına, etkinin sönükleşmesine yol açacaktır.

Göze hitap eden iletişimin, kulağa hitap edenden % 60 daha etkili olduğu, bilimsel deneylerle kesinlik kazanmıştır. Beden dilinin doğru iletişimde, en etkin iletişimci pozisyonu olduğu, uzmanların ortak paydasıdır.

Başarılı iletişimci, şu konularda çok dikkatlidir; Başta, gözlerini çok etkili ve ustalıklı kullanır. Çünkü göz, zihinsel, duygusal ve ruhsal zekâyı, her tür enerji ve sinerjileri muhatabına yansıtmada en önemli organdır. Göz teması, inandırıcılığın vazgeçilmez aracıdır.

Zeki insanların bakışı, manyetik bîr cazibe merkezidir, derinden etkiler. Gözün kullanılış biçimleri, birçok psikolojik durumumuzu ele verir. Mesela, göz kaçırmak; kuşku içinde olduğumuzu gösterir. Gözü aşağı indirmemiz; teslimiyetimizin, veya, güvensizliğimizin işareti sayılır.

Başarılı iletişimci, yüzünü de en az gözü kadar mükemmel kullanmaktadır.

Yüz, yedi temel duygunun merkezi konumundadır. Korku, öfke, şaşkınlık, iğrenme, mutluluk, üzüntü, acı, keder, sevgi, saygı ve şefkat gibi duygular yüze yansır.

Başarılı iletişimci yüzünü, çok gelişmiş bir ekran gibi kullanır. Bu ekrandan, daima olumlu görüntüler, güven veren tebessüm, ümit veren heyecan, istek uyandıran canlılık vardır.

Kaşların da konuşmada, azımsanamayacak bir yere sahip olduğu muhakkaktır. Bakışmada kaşların yukarı kaldırılması (birkaç saniye içinde,) dostluk, samimiyet ve güven aşılayacaktır.

Burun ucundan bakmak veya başını dikip konuşmak; muhatabını küçük görmek, bakışıyla ezmek anlamını taşır.

Konuşmada duruş şekilleri de çok çok önemlidir. Özrü olmayan normal bir kişinin, göğüs, omuz ve başının dik ve düz durması, en uygun duruş şekli olacaktır.